Grund-Satz

Eine Buchung ist ein Eintrag in Ihre Buchhaltung – die Dokumentation eines geschäftlichen Vorgangs. Eine Rechnung, die Sie begleichen müssen (Kreditor). Eine Rechnung, die Sie einem Kunden stellen (Debitor). Oder auch eine Dividende, eine Kapitalerhöhung, eine Gewinnverbuchung.

Das Wichtigste: Keine Buchung ohne Beleg!

Die vielen Münzen, die Sie im Laufe eines Jahres in die Parkuhren werfen, können Sie nicht verbuchen. Es sei denn, Sie kaufen eine Parkkarte: Die Parkkarte erhalten Sie mit Quittung, und fortan können Sie die Parkgebühren an den Parkuhren bargeldlos abbuchen – bis die Parkkarte bei Saldo null ist.

Falsche Effizienz

Beispiel 1: Sie haben vom gleichen Lieferanten eine Rechnung im Betrag von CHF 1'000 und eine Gutschrift im Betrag von CHF 500. Also nehmen Sie nur eine Buchung vor – im Betrag von CHF 500. Klingt effizient. Ist aber falsch – und verboten.

Beispiel 2: Sie erhalten folgende Rechnung.

Betrag	CHF	100.00
MWST	CHF	8.10
Total	CHF	108.10

Wie sollen Sie buchhalterisch damit umgehen?

Variante A: Sie buchen CHF 108.10 als Aufwand und reduzieren danach den Aufwand um CHF 8.10, indem Sie die rückforderbare MWST aktivieren.

Variante B: Sie buchen CHF 100.00 als Aufwand und CHF 8.10 als Guthaben gegenüber den Steuerbehörden.

Was ist richtig? Beide Varianten. Weil beide Varianten zum gleichen Endergebnis führen. Und was ist empfehlenswert? Dass Sie stets gleich handeln bzw. buchen.

Gesetzestreue

Die Buchungen bzw. die Buchhaltung müssen „ordnungsgemäss“ und „stetig“ vorgenommen werden. „Stetig“ heisst: Gleiche Vorgänge müssen Sie stets auf exakt dieselbe Art und Weise verbuchen.

Wir empfehlen Ihnen dringend, sich sklavisch an diese gesetzliche Bestimmung zu halten.

Falsch oder nicht?

Eine falsche Buchung führt unter dem Strich zu einem falschen Endergebnis. So gesehen ist es einerlei, ob Sie einen Betrag falsch verbuchen oder gar nicht verbuchen.

Teufel Tempo

Jede Buchung kostet Zeit.

Zeit ist kostbar. Umso mehr macht es sich bezahlt, bei jeder Buchung kurz zu überlegen, wie man den Sachverhalt richtig verbucht.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin bestellt für den Eingangsbereich Ihrer Firma ein Blumenarrangement. Für Schnittblumen gilt ein reduzierter MWST-Satz von 2,5%. Er steht auch auf der Rechnung – fälschlicherweise. Weil das Arrangement nicht aus Schnittblumen besteht, sondern aus künstlichen Blumen.

Solche und andere Fehlbuchungen können sich im Laufe eines Jahres ganz schön summieren. Vor allem, wenn die Falschbuchung entdeckt wird und korrigiert werden muss. Etwa auf Anweisung des Steuerkommissärs.

Steuerfolgen

Falsche Buchungen verursachen einen zusätzlichen Aufwand. Vielleicht auch Missmut. Weil die Buchung korrigiert werden muss.

Falsche Buchungen können auch höhere Steuern verursachen. Nämlich dann, wenn die Fehlbuchungen zu einer Aufrechnung führen.

Zu Fehlbuchungen kann es kommen, wenn die gesamte Position „Umsatz“ im System falsch definiert ist. Weil deshalb auch „richtige“ Buchungen zu einem falschen Endergebnis führen – und einem in diesem Umfang nicht vorhandenen Gewinn. Zu guter Letzt resultieren daraus höhere Steuern. Ein Beispiel, das einer unserer Mandanten erlebte, bevor er sich an uns wandte. Und eine Erfahrung, die wir Ihnen gerne ersparen.

Fehler-Arithmetik

Viele Buchungen – viele Fehler, wenige Buchungen – wenige Fehler? Die Praxis lehrt: Es ist genau umgekehrt.

Werden viele Buchungen getätigt, handelt es sich meistens um die stereotype Wiederholung von ein und demselben Vorgang. Zum Beispiel eine tägliche Vielzahl kleiner und kleinster Rechnungsbeträge, die auf Ihr Konto eingezahlt werden.

Werden wenige Buchungen getätigt, handelt es sich oft um grosse oder sehr grosse Beträge. Zum Beispiel nach Unterzeichnung eines Vertrages, der bestimmte Zahlungsverpflichtungen zur Folge hat.

Domino-Effekt

Ist die Buchung falsch, ist der Abschluss falsch. Ist der Abschluss falsch, gibt er Ihnen als Unternehmer und Ihrer Bank ein falsches Bild. Das alles kann Folgen haben. Steuerliche. Unter Umständen sogar strafrechtliche (Urkundenfälschung, versuchte Steuerhinterziehung).

Der Steuerkommissär

Ein ganz alltäglicher Fall: Ein Unternehmen fordert einen zu hohen MWST-Betrag zurück. Oder es stellt Rückforderungen für Beträge, für die gar keine Rückforderungs-Berechtigung besteht.

Entdeckt der Steuerprüfer diese Fehler, führt die Korrektur nicht nur zu einem Mehraufwand. Sondern je nach dem auch zu Zinsen und zu einer gewissen Trübung des Vertrauens.

Checkpoint MWST

Die MWST ist kein Buch mit sieben Siegeln. Nicht für uns. Und nicht für Sie, wenn Sie die drei „Musts“ beachten:

Must Nr.1: Auf der Rechnung muss der Rechnungsadressat stehen und auf der Quittung der Quittungsempfänger.

Must Nr.2: Auf der Rechnung/Quittung muss der Aussteller der Rechnung/Quittung stehen, dazu seine MWST-Nummer.

Must Nr.3: Auf der Rechnung/Quittung muss die MWST entweder in Prozent oder als Betrag explizit ausgewiesen sein.

Beispiel Taxi-Fahrt.
Haben Sie keine Quittung verlangt, dürfen Sie die Taxifahrt nicht verbuchen. Siehe oben. Haben Sie eine Quittung erhalten, achten Sie darauf, ob im Betrag die MWST ausgewiesen ist oder nicht. Die MWST können Sie zurückfordern, wenn Sie dazu berechtigt sind. Und wenn die formellen Aspekte erfüllt sind. Siehe die „Musts“ oben.

MWST-Rückforderung

Die MWST ist für alle Unternehmen ein Thema, die einen Jahresumsatz von CHF 100'000 erzielen. Aber nicht nur. Denn es gibt Konstellationen, in denen eine freiwillige Unterstellung möglich und sinnvoll ist. Oder sogar eine Vorschrift dazu besteht.

Variante A: Sie vereinbaren einen Pauschalabzug – einen gewissen Prozentsatz, der von Branche zu Branche variiert.

Variante B: Sie rechnen jeden Betrag einzeln ab.

Entscheiden Sie sich für Variante B, können zwei Fälle eintreten.

Fall I: Sie sind rückforderungsberechtigt, aber Sie nehmen die Rückforderung nicht oder nur teilweise vor. In diesem Fall verlieren Sie Geld, auf das Sie Anspruch haben.

Fall II: Sie sind rückforderungsberechtigt, und Sie nehmen die Rückforderung auch vor – aber Sie tun es zu Unrecht. Weil auf der Quittung zum Beispiel die MWST-Nummer des Rechnungsstellers fehlt. Auch in diesem Fall verlieren Sie Geld.

Wir erläutern Ihnen gerne die ganze MWST-Thematik im Detail, nehmen die für Sie nötigen Abklärungen vor, empfehlen und begründen Ihnen die für Sie beste MWST-Lösung oder erledigen für Sie einfach die ganze Abrechnung.

Lohnabzugsfolgen.

Lohnabzüge sind eine besonders heikle Angelegenheit. Vor allem, wenn es um die Sozialabzüge geht (AHV/IV, ALV, etc.).

Eine falsche Buchung kann sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für Ihre Arbeitnehmer von Nachteil sein. Wenn die Prozentsätze nicht stimmen. Wenn darauf basierend die Summen nicht stimmen. Und vor allem, wenn die Abzüge zu klein sind – und Sie entweder Nachforderungen an Ihre Arbeitnehmer stellen oder aus Ihrer eigenen Tasche begleichen müssen.

Kopf und Zahl

Buchungen können oft weitreichende Folgen haben. Vor allem, wenn sich eine Buchung im Laufe der Zeit zu einer komplexen Angelegenheit entwickelt.

Beispiel: Ihre Lieferung weist Mängel auf.

Angenommen, die Lieferung wurde ganz oder teilweise im Voraus beglichen. Sie erweist sich nach einiger Zeit als Garantiefall. Je nach dem müssen Sie einen Teil der Summe an den Kunden zurückzahlen. Entsprechend ergibt sich auch für die MWST eine Rückabwicklung.

Möglicherweise ist der Garantiefall durch einen unsachgemässen Transport entstanden. Deshalb kommt der Transporteur ins Spiel – und allenfalls seine Versicherung.

Können Sie sich nach sechs Monaten noch an alle Details erinnern? Unsere Empfehlung: Notieren Sie sich alle Details wie Betrag, Datum, involvierte Personen, getroffene Abmachungen etc. Ein Aufwand, der sich lohnt. Spätestens, wenn Ihr Treuhänder oder Ihre Revisionsgesellschaft über eine Buchung mehr als die nackten Zahlen wissen will.

Sonderfälle

Sind Kinderzulagen AHV-pflichtig? Nein.

Ist die Miete MWST-pflichtig? Nein. Grundsätzlich. Aber es kann von Vorteil sein, wenn man als Vermieter von Firmenräumlichkeiten die Miete freiwillig der MWST unterstellt – von erheblichem Vorteil.

Gerne geben wir Ihnen auch Antwort auf die Fragen, die Sie am meisten interessieren: Ihre eigenen. Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail.

Dividende

Ein Unternehmen will dem Unternehmer eine Dividende von CHF 100'000 ausschütten.
 
Die Frage ist, wie es die Zahlung vornimmt – und verbucht.

Variante A: Das Unternehmen überweist dem Unternehmer CHF 65'000 und CHF 35'000 (entsprechend 35% Verrechnungssteuer) direkt an die Eidgenössische Steuerverwaltung.
 
Variante B: Das Unternehmen überweist dem Unternehmer CHF 100'000.

Der Unterschied zwischen beiden Varianten geht ganz schön ins Geld.
Die Fortsetzung von Variante A: Der Unternehmer kann die CHF 35'000 im Rahmen seiner privaten Steuererklärung zurückfordern.
 
Die Fortsetzung von Variante B: Die Steuerverwaltung erhebt auf den Betrag von CHF 100'000 die Verrechnungssteuer von 35%. Das ergibt CHF 53'846. Und somit eine Gesamtdividende von CHF 153'846.